Rekisteri- ja tietosuojaseloste on asiakirja, joka kuvaa rekisterinpitäjän suorittamaa henkilötietojen käsittelyä. Henkilötietoja ovat kaikenlaiset luonnollista henkilöä taikka hänen ominaisuuksiaan tai elinolosuhteitaan kuvaavat merkinnät, jotka voidaan tunnistaa häntä tai hänen perhettään koskeviksi.

Selosteen on tarkoitus kertoa, mitä tietoja ko. rekisteriin on kerätty, missä tarkoituksissa niitä käytetään, kenelle tietoja luovutetaan, miten ne arkistoidaan ja hävitetään. Selosteessa kuvataan myös sitä, miten rekisterissä olevat henkilötiedot on suojattu. Seloste on Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen 2016/679 ja henkilötietolain (523/1999) 10§ mukainen, ja se on päivitetty 5.12.2018.

1. Rekisterinpitäjä
LapCI ry – Sisäkorvaistutelasten valtakunnallinen yhdistys ry
Y-tunnus: 1966169-3
Ilkantie 4
00400 Helsinki
0400 914 583
info@lapci.fi

2. Rekisteriasioiden yhteyshenkilö
Toiminnanjohtaja Janet Grundström LapCI ry – Sisäkorvaistutelasten valtakunnallinen yhdistys ry Ilkantie 4 00400 Helsinki 0400 914583 janet.grundstrom@lapci.fi

3. Rekistereiden nimet
LapCI ry:n jäsenrekisteri, vertaistapahtumien osallistujarekisterit, työsuhderekisteri, työnhakijarekisteri.

4. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja tarkoitus
LapCI ry:n henkilörekistereiden käyttötarkoitus on rekisteröityjen henkilötietojen ajantasainen hallinta, ylläpito ja kehittäminen. Rekistereitä käytetään jäsenyyteen liittyvään toimintaan, jäsenmaksuihin sekä tapahtuma- ja vertaistoiminnan tiedottamiseen sekä muihin kohdistettuihin postituksiin. Rekistereitä käytetään myös vertaistoiminnan ja tapahtumien järjestämiseen sekä yhteistyötahojen tietojen ylläpitämiseen. Työsuhderekisteriä käytetään lakisääteisiin palkanmaksu- ja muihin työnantajavelvoitteisiin.

Henkilötietojen käsittely perustuu yhdistyksen lainsäädännölliseen velvoitteeseen ylläpitää jäsenrekisteriä ja työsuhderekisteriä.

Lasten henkilötietojen käsittely perustuu siihen, että vanhempi tai huoltaja on antanut tähän nimenomaisen suostumuksensa. Terveystietojen kysymiseen LapCI ry:llä on tietosuoja-asetuksen 9. artiklassa, kohdassa 2 mainittu oikeusperuste. Tietojen antaminen on vapaaehtoista. Alle 18-vuotiaiden lasten terveystietojen rekisteröimiseen kysytään vanhemman suostumus.

5. Rekisterin tietosisältö
LapCI ry kerää ja käsittelee henkilötietoja, kun henkilö liittyy jäseneksi yhdistykseen, ilmoittautuu LapCI ry:n tapahtumaan tai ottaa muulla tavalla yhteyttä yhdistykseen joko postitse, sähköpostitse tai sosiaalisen median kautta. LapCI ry kerää henkilötietoja työnantajavelvoitteisiin liittyen. Henkilöstä kerättyjä tietoja tarvitaan, jotta voimme tarjota hänelle palveluja ja etuuksia.

Jos olet LapCI ry:n jäsen, sinua ja lastasi koskevia henkilötietoja kerätään jäsenhakemuksen yhteydessä.

Tapahtumien ilmoittautumisissa kysytään henkilö- ja laskutustietojen lisäksi mahdollisesti lasten ikää tai muuta lastenhoidon tai osallistuminen kannalta olennaista tietoa (mahdolliset kuulo- tai ruokarajoitteet, terveys, kommunikaatiotapa jne.) Lomakkeella kerättävät tiedot ovat perusteltuja toiminnan kannalta, eikä niitä käytetä muuhun tarkoitukseen kuin mitä lomakkeessa ilmoitetaan.

Rahoittajan (STEA) avustuspäätöksessä antamien ohjeiden mukaisesti keräämme palautetta kohde- ja sidosryhmiltä sekä seuraamme toimintamme vaikuttavuutta. Palautetta kerätään monin eri tavoin. Sähköistä tietoa tallennetaan pilvipalveluun, joka noudattaa EU:n tietoturvavaatimuksia (SurveyPal ja O365 OneDrive). Palautetta voidaan myös käsitellä paperisena, jolloin se säilytetään lukitussa tilassa. Palautetta käytetään myös jatkuvaan toiminnan kehittämiseen ja yhdistyksen linjan suuntaamiseen.

6. Tietojen luovutus ja siirto
Siirrämme jäsenrekisterissämme olevia nimi- ja osoitetietoja jäsentiedotteen postituksesta vastaavan kirjapainon postitusjärjestelmään. Jäsentiedote on jäsenetu, ja sen postituksesta on mahdollista kieltäytyä. Siirrämme tietoa LapCI ry:n tapahtumien järjestelyihin liittyville tahoille kuten majoitus- ja ravitsemusliikkeille, alihankkijoille, lasten hoidosta vastaaville tahoille tai muille tapahtuman järjestämiseen olennaisesti liittyville tahoille. Siirrämme tietoa työntekijöistä palkanmaksusta ja lakisääteisistä työnantajavelvoitteista vastaaville tahoille. Emme luovuta henkilötietoja EU/ETA -alueen ulkopuolelle.

7. Tietojen suojaus ja säilytys
LapCI ry:n jäsenrekisteriä hallinnoi Hoika Oy. Sen ylläpidolle on sopimusperuste. Henkilötiedot on Hoikan palvelussa suojattu ja kaikki palvelimet ovat EU:n alueella. Pääsy jäsenrekisteriin on LapCI ry:n henkilökunnalla. Jäsenrekisteri on suojattu henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla. Jäsenrekisterin henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin rekisteröity on LapCI ry:n jäsen. Henkilötiedot poistetaan, kun henkilö ilmoittaa lopettavansa jäsenyyden tai kun jäsenyys lopetetaan esim. maksamattomien jäsenmaksujen vuoksi.

LapCI ry:n työsuhdetietoja sisältävää rekisteriä ylläpidetään tilitoimisto Tilibitti Oy:n järjestelmässä. Sen ylläpidolle on sopimusperuste. Tietoja säilytetään työsuhdelainsäädännön määrittelemän ajan, jonka jälkeen ne hävitetään turvallisesti. Paperisia aineistoja säilytetään lukitussa tilassa, jonne on pääsy vain yhdistyksen henkilökunnalla.

Kaikki LapCI ry:lle luovutetut asiakastiedot käsitellään luottamuksellisesti, eikä asiakkaiden nimi- tai yhteystietoja luovuteta edelleen kolmansille osapuolille tai käytetä ulkopuolisiin myynti- tai markkinointitarkoituksiin. Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.

Asiakkaiden osallistuja- ja laskutustietoja säilytetään järjestelmässämme kirjanpitolain vaatiman ajan. Tämän jälkeen aineisto hävitetään tietoturvallisesti.

Arvioimme tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sovellettava lainsäädäntö huomioon ottaen. Tämän lisäksi huolehdimme sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. Oikaisemme tai hävitämme tällaiset tiedot viipymättä.

8. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröitynä voit milloin tahansa pyytää tietojesi tarkastusta tai virheellisen, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon korjaamista tai antamiesi henkilötietojen päivitystä ottamalla yhteyttä LapCI ry:n toimistoon sähköpostitse osoitteella info@lapci.fi. Mikäli pyydät tietojen tarkastusta, siihen vastataan kohtuullisen ajan kuluessa. Ennen tietojen toimittamista pyytäjän henkilöllisyys tarkistetaan.

9. Tietosuojaselosteen muutokset
Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Mikäli muutamme tätä selostetta, laitamme muutokset näkyville selosteeseen päivättyinä. Mikäli muutokset ovat merkittäviä, voimme informoida näistä myös muulla tavoin, kuten sähköpostitse tai laittamalla sivuillemme asiasta ilmoituksen.

Tämä rekisteri- ja tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 19.11.2020